O noua orientare a Programelor de Conformitate: Controlul Exporturilor

În mediul privat, implementarea și dezvoltarea continuă a unui program de conformitate,este un demers necesar pe care companiile trebuie să îl facă pentru a se asigură că toate operațiunile derulate de aceasta respectă standardele, reglementările industriilor în care activează şi nu în ultimul rând, legile aplicabile.

Orientarea eforturilor de reglementare în diverse zone a adăugat gradual, portofoliului structurii de conformitate, domenii noi precum cel al protecției datelor cu caracter personal, prevenirea spălării banilor, protejarea drepturilor omului, iar în urma scandalului Dieselgate, a întețit preocupările legate de construirea unui cadru de a înțelege și de a tine sub control conformitatea tehnică.

Avansul tehnologic fără precedent, noile tehnologii care intră în piață (precum additive manufacturing, imprimarea 3D etc.), globalizarea, conflictele regionale, migrația, accesul facil la comunicațiile electronice și evoluția rapidă a funcționalităților produselor aflate în circuitul civil, creionează un mediu de riscuri de securitate complex și într-o continuă schimbare. Nu este de mirare așadar, să observăm că, sub umbrela structurii de conformitate în organizațiile în care s-a dovedit a fi eficientă și suficient de flexibilă în a gestiona riscuri diversificate, apare o tendință de a integra și controlul exporturilor, sub aceeași construcție consacrată: prevenire, detectare și răspuns.

Controlul exporturilor din perspectiva conformității presupune diligența și strictețea cu care își îndeplinesc obligațiile agenții economici în derularea activităților ce presupun exporturi, importuri și alte operațiuni de comerț cu produse militare, sau produse cu dublă utilizare supuse regimului de control. O companie din România de pildă trebuie să se asigure că toate operațiunile sunt conforme și respectă legislația națională, tratatele, acordurile și aranjamentele internaționale în domeniu aplicabile teritoriilor în care își desfășoară afacerile.

Conformitatea la modul general este o responsabilitate a fiecărui angajat dintr-o companie, însă, ca structură, este și un instrument esențial al conducerii pentru a gestiona în mod eficient riscurile legate de neconformitate. Aplicarea cu strictețe a legilor în vigoare este punctul de plecare în orice program de conformitate, însă de multe ori procesul de adoptare a legii nu este suficient de rapid în a acoperi toate situațiile de risc nou apărute, astfel că structura de conformitate are un rol strategic, proactiv, de auto-reglementare a operațiunilor sale.

Auto-reglementarea coordonată de structura de conformitate se face printr-o analiză frecventă a potențialelor riscuri asociate și definirea planurilor de acțiune. Trasarea de reguli clare și implementarea în interiorul organizațiilor a instrumentelor care sprijină aplicarea corectă a acestora, este pasul următor.În paralel, conștientizarea periodică a angajaților cu privire la obligațiile impuse de lege şi a regulamentelor interne este de asemenea necesară. Mecanisme interne de control şi răspuns sunt de asemenea parte a oricărei structuri funcționale de conformitate.

Ca indicatori ai eficacității unui program de conformitate amintim: rapiditatea şi modul în care o companie reacționează la detectarea unui comportament neconform, o cultură organizațională care încurajează îmbunătățirea continuă a proceselor interne și gradul de integrare a acestora în business.

Monitorizarea și prevenirea riscurilor de securitate asociate exporturilor, importurilor și altor operațiuni cu produse militare și produse cu dublă utilizare, se poate face doar printr-o strânsă colaborare între sectorul privat și autoritățile statale, printr-o înțelegere profundă și o deschidere voluntară a ambelor părți spre a atinge aceste deziderate.