"Legal & Compliance"
doua functii distincte sau una singura?

Ca specialist care urmărește acest domeniu de mai bine de un deceniu, care cercetează evoluțiile și practicile sale, am căutat să înțeleg de ce există un clivaj atât de mare între modul în care este poziționată funcția de Etică & Conformitate în companii și ceea ce studiile și unele reglementării bine făcute spun că ar trebui să se întâmple în această chestiune. Exemplul care vine imediat în minte este cel al comasării funcțiilor de Conformitate și Legal într-o singură poziție în schema organizațională. Sau, și mai grav, a comasării unor multiple funcții — Legal, Conformitate, Proprietate Intelectuală sau Spălarea Banilor, și, mai nou, Protecția Datelor — într-o singură poziție.

Această tendință nu este doar o curiozitate din partea unui expert în G-R-E-C-S (Governance, Risk, Ethics, Compliance, Sustainability), ci ea reprezintă o abordare extrem de nocivă la nivel organizațional în privința căreia am fost preveniți încă din 2007, odată cu publicarea studiului Defining the Role of the Chief Ethics & Compliance Officer (CECO) de către fostul Ethics Resource Center. Iar gradul ei de toxicitate, dincolo de absența independenței și autorității, de implicațiile bugetare ș.a.m.d., constă tocmai în lipsa de viziune în materie de practici etice de business.

Ceea ce înțeleg prin această lipsă de viziune este de fapt o formă de „miopie morală”, adică managementul unei companii nu realizează faptul că pot exista situații, contexte în care, între funcția de Legal, o funcție suport, și cea de Conformitate, să apară conflicte de interese. Și nu mă refer aici la indivizii care ocupă poziția de Legal and Compliance Manager (LCM), ci la cele două funcții comasate.

Un prim exemplu pe care doresc să-l invoc este cel în care compania se află într-un litigiu cu un angajat, iar cele două funcții — cea de Legal și cea de Conformitate — au roluri diferite, cu interese contrare. Imaginați-vă situația în care un angajat, respectând regulile companiei, a acționat într-un mod care a adus un prejudiciu pentru terți ce s-au întors ulterior împotriva companiei. În urma unei analize interne, LCM a descoperit că acțiunile angajatului au fost corecte conform procedurilor interne, însă procedurile în cauză nu mai respectau legislația în vigoare la momentul respectiv. În procesul intentat de terți, LCM trebuie să pledeze cauza companiei, apărând interesele acesteia; însă, în astfel de spețe, funcția de Conformitate ar fi pusă în situația absurdă de a reprezenta incorect ceea ce s-a întâmplat cu adevărat, de a încălca principiile de etică după care funcția sa trebuie să se ghideze. Mai mult cu cât actualizarea procedurilor interne era în responsabilitatea LCM.

Al doilea exemplu este cel în care un angajat este hărțuit de CEO/GM și merge să discute cu LCM pentru că aceasta este procedura organizației, pentru că știe faptul că, deși este Legal Manager, se ocupă și de mecanismul de raportare internă a comportamentelor incorecte (whistleblowing hotline), pentru că se știe cu acesta, pentru că … În această nouă speță, LCM trebuie să-l consilieze pe angajat cu privire la acțiunile viitoare pe care trebuie să le întreprindă pentru ca hărțuirea să înceteze. În același timp, LCM trebuie să găsească o cale astfel încât el, subordonat acelui CEO/GM, sau chiar CFO-ului companiei, ori subordonat unui departament global, să-l determine pe managerul abuziv să înceteze sau să escaladeze chestiunea la un nivel superior. Oare, în această situație, care credeți că va fi reacția LCM, de vreme ce el trebuie să se împartă între reprezentarea interesului corect al angajatului și interesul companiei de a nu exterioriza conflictul, de a nu produce prejudicii suplimentare acesteia, de a atenua o eventuală criză internă?

Al treilea exemplu poate fi acela în care o lege prevede obligația ca o companie să aibă un Responsabil de Conformitate ce trebuie să facă raportări periodice către o anumită autoritate/reglementator, iar organizația nu are o funcție dedicată. Ca atare, funcția de conformitate este îndeplinită tot de Legal Manager. Acesta s-ar putea afla în situația în care, compania fiind sancționată de autoritatea către care s-a făcut raportarea, să reprezinte în instanță compania pentru a contesta sancțiunea respectivă.

Aceste trei exemple pot părea doar situații ipotetice, lipsite de contact cu realitatea, însă ele sunt niște exemple anonimizate și „dezbrăcate” de detalii tehnice care ar fi dus la identificare companiilor ce au experimentat astfel de dificultăți. Evident, exemplele doar ilustrează ceea ce spuneam anterior, și anume că pot exista tensiuni între funcția de Legal și cea de Conformitate, fără a o feri o soluție concretă. Dar înțelegând aceste tensiuni, oare nu trebuie să ne reflectăm mai mult la statutul și poziția pe care o acordăm funcției de Conformitate?